גלגל הצלה למשימות בזמן 

גלגל הצלה למשימות בזמן / לילך זיו-קנדלי


אני עמוס !!!
הכל מסתובב לי בראש, יש לי יותר מדי משימות!
באותם רגעים שהדרישות מציפות אותנו, אנחנו בהחלט מעוניינים למלא את כולן: ללכת לפגישות שנקבעו, לקדם פרויקט חשוב, להחזיר טלפונים, לקבוע פגישות, לבצע שיחה חשובה שחיכתה זמן רב, לטפל בתלונת לקוח, להוציא את הילדים, לדבר עם בן הזוג, אולי לחטוף משהו לאכול ועוד ועוד ועוד משימות.
אנו נכנסים למצב של "פעילות טורבו" ומתחילים לבצע ולהוריד מעלינו משימות.
אדם נייטרלי ומשימתי אשר היה קופץ לרגע אל הלו"ז שלנו ובוחן אותו מהצד, בוודאי היה מכריע כי מספר ימים היו מכילים את אותן משימות ולא ניתן להכניסן להיום.
אבל בתוכנו הציפייה המרצה, האופטימית, התמימה שלנו - היא להצליח לסיים את כולן.

מצב לחץ
בדיוק באותם רגעים ביום, בהם אנו חשים שרמת המשימות שנדרשת מאיתנו גבוהה מהיכולות והמשאבים שלנו, אנחנו חשים לחץ שהוא בעצם תגובה של הגוף לדרישות או איום המופעלים עליו. זהו חוסר איזון, בין האופן שאנו תופסים את היכולות שלנו, לבין האופן בו אנו תופסים את הדרישות מאיתנו. ככל שהפער גדל, כך הלחץ גדול יותר.

• דרישות = משימות, ציפיות, עבודה, התחייבויות, בקשות ועוד.


• יכולות = זמן, כוח, אנרגיה, כסף וכיו"ב.

ציפייה להצליח להכניס תכולת בקבוק לתוך פקק
נסו להצליח להכיל תכולה של בקבוק מים, בתוך הפקק בלבד, מה יקרה? האם תצליחו?
כל המים יישפכו ומה שהפקק יוכל להכיל זה רק את יכולת הקיבול שלו, ומה שייכנס ייכנס ללא מיון וללא שליטה.

מודעות למשאבים: זמן, אנרגיה, כסף
עלינו להיות מודעים לכל אחד מהמשאבים האלו, להבין מה כמות הזמן שיש לנו היום וכמה משימות יכולות להיכנס בזמן זה.
כמה כסף יש לי לפרויקט, מה התקציב שלי ואיך אנצל אותו הכי נכון ?

מחירי ניהול זמן לקוי
ביצוע של המשימות "הדחופות" והלוחצות ולא המשימות החשובות והמקדמות באמת את מטרותינו האמיתיות.
תגובות רגשיות ופיזיות ללחץ - אינסוף תופעות, המתבטאות באופן שונה אצל אנשים שונים.
חוסר מיקוד ופיזור חשיבתי ואנרגטי בביצוע המשימות.
חוסר הנאה
התשה
חוסר שביעות רצון
חווית אי הצלחה ואפילו אי הצלחה אמיתית בתפקיד.

גלגל הצלה להחזרת השליטה והמיקוד לידינו - שלבים מעשיים:

1. עצור!! רגע!! קח לך רגע של פסק זמן. החלט שאתה מחזיר לעצמך את המיקוד ומתחיל לנהל את המשימות והזמן שלך.
2. רישום - רשום את כל המשימות, הדרישות, הציפיות שברצונך לטפל בהן.
3. חשוב מהם המשאבים שיש לך - כמה זמן, כמה כוח ואנרגיה.
4. הייה מציאותי - מה כמות המשימות שניתן להכניס לזמן זה.
5. תיעדוף - התחל לנהל את המשימות, דמיין שנכנסות אליך לחדר כל המשימות האלו ואתה פועל כמו בחדר-מיון, שם את הדחופות והחשובות באמת בקבוצה אחת, את הפחות דחופות בקבוצה אחרת, מדרג מי ראשונה ומי שניה וקובע את סדר הטיפול בהן.
הכללים לתיעדוף נכון:

א. קידום מטרה - האם המשימה תורמת להשגת יעד חשוב ערך מטרה ?
ב. מהן האבנים הגדולות שלי, מה החצץ, מה החול ומה המים ?! (על-פי משל "האבנים הגדולות", מצורף.)
ג. "מבחן הבדיעבד" - כשתגיע לסוף היום, האם באמת תחשוב שמשימה זו היא חשובה או שאפשר היה לעשות זאת בזמן מאוחר יותר - עוד מספר שעות או אפילו מחר ?
ד. מבחן "החשוב למי" - יש צורך שיהיה חשוב לך! תשאל למי המשימה הזו חשובה - האם חשוב לי או לאחרים שמצפים ורוצים שאעשה את הדבר - האם מקדם עבורי מטרה או עבור מי שדורש ומלחיץ אותי לבצע אותה, ואני לוקח על עצמי את הצרכים שלו ?
6. בחירה - בחר את מספר המשימות שהזמן יכול להכיל אותן. סמן אותן.
7. וויתור - הסתכל על יתר המשימות, הסכם לוותר עליהן כרגע, מתוך הבנה שהוויתור עליהן יאפשר לך לבצע את המשימות החשובות יותר, שיקדמו אותך למטרות שלך. זהו שלב קריטי וחשוב מאוד כי מי שאינו מוכן לוותר, לא מצליח לנהל את הזמן והאנרגיות שלו נכון ומשלם את המחירים על כך.

השרביט בידי ואני הקוסם של חיי
הקסם מתבצע ונדרשת לו רק החלטה, מוכנות לעצור רגע, לתעדף, לוותר, לחייך ולעשות!
עשו זאת לפני תחילת היום וברגעים של עומס. בהתחלה ייקח יותר מכמה דקות, אח"כ הקסם יתבצע בדקת חשיבה מהירה ותשובו לנהל את חייכם ועבודתכם ביד רמה ובחיוך.


לילך זיו-קנדלי, מלווה ומאמנת עסקית ואישית, 054-6-706050, KIVOONIM.COM